Privacybeleid

1. Inleiding

JobHappening Kortrijk is een initiatief van Stad Kortrijk in samenwerking met Howest, KU Leuven Kulak, UGent Campus Kortrijk en VIVES. Wij hechten veel belang aan uw privacy en verwerken persoonsgegevens op een veilige, vertrouwelijke en correcte manier, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van JobHappening Kortrijk is:

Stad Kortrijk
(Organisator JobHappening Kortrijk)
E-mail: info@jobhappeningkortrijk.be

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons contacteren via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Studenten en bezoekers

Wanneer u zich registreert of deelneemt als bezoeker, kunnen wij onder andere volgende gegevens verzamelen:

• Naam en voornaam
• E-mailadres
• Opleiding / studierichting en onderwijsinstelling
• Interessegebieden (indien u die opgeeft)
• Eventuele documenten (zoals een cv) die u vrijwillig uploadt of doorstuurt

3.2 Werkgevers en standhouders

Voor werkgevers en standhouders verwerken we onder andere:

• Bedrijfsnaam en btw-nummer (indien van toepassing)
• Naam en functie van de contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Facturatiegegevens
• Informatie over vacatures, stages of het bedrijfsprofiel

3.3 Gegevens bij gebruik van onze website

Bij het bezoeken van onze website kunnen we automatisch gegevens verzamelen, zoals:

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Bezochte pagina’s en klikgedrag
• Cookievoorkeuren en analytische gegevens

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

4.1 Organisatie van de jobhappening

Wij verwerken persoonsgegevens om de jobbeurs praktisch en organisatorisch mogelijk te maken, waaronder:

• Registratie en bevestiging van deelname voor studenten/bezoekers
• Registratie en opvolging van inschrijvingen van werkgevers en standhouders
• Communicatie over praktische informatie vóór, tijdens en na het event
• Opmaak van standindeling, plattegronden en deelnemersoverzichten
• Facturatie en administratieve afhandeling voor standhouders

4.2 Communicatie en feedback

Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om:

• U praktische berichten te sturen over uw deelname
• U informatie te bezorgen over wijzigingen, veiligheidsmaatregelen of planning
• Nazorg en evaluatie (bijv. via een bevraging) te organiseren

4.3 Analyse en verbetering

Wij gebruiken gegevens (waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd) voor:

• Statistische analyse van het event (bijvoorbeeld aantal deelnemers, interesses)
• Verbetering van toekomstige edities van JobHappening Kortrijk
• Optimalisatie van de website en communicatie

4.4 Wettelijke verplichtingen

In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te bewaren, bijvoorbeeld in het kader van boekhouding en fiscale verplichtingen.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming – bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor communicatie, een cv uploadt, of niet-noodzakelijke cookies accepteert.
• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld voor uw deelname als student/bezoeker of als werkgever/standhouder aan de jobhappening.
• Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor facturatie en boekhoudkundige bewaring.
• Gerechtvaardigd belang – bijvoorbeeld voor het verbeteren van het event, het voorkomen van misbruik en voor interne rapportering.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Uw gegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie van de jobhappening of wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven.

Dit kan onder andere gaan om:

• Partnerorganisaties: Howest, KU Leuven Kulak, UGent Campus Kortrijk en VIVES
• IT- en hostingproviders
• Boekhoudkundige of financiële dienstverleners (voor facturatie)

Met deze partijen worden, waar nodig, verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken staan over vertrouwelijkheid en beveiliging. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Google Analytics 4

Op onze website maken we gebruik van Google Analytics 4 (standaardinstellingen) om het gebruik van de site te analyseren en te verbeteren. Google Analytics verzamelt onder andere:

• Gegevens over de pagina’s die u bezoekt
• Technische gegevens over uw browser en toestel
• Geschatte locatie (op basis van IP)
• Duur en tijdstip van sessies

De informatie die door Google Analytics wordt gegenereerd, wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers die zich (ook) buiten de EU kunnen bevinden. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor statistische doeleinden om onze website en communicatie te verbeteren.

U kunt uw voorkeuren met betrekking tot analytische cookies beheren via de cookiebanner op onze website. Indien u analytische cookies weigert, wordt Google Analytics niet (of zo beperkt mogelijk) gebruikt.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

• Gegevens van studenten/bezoekers: maximaal 1 jaar na de jobhappening, tenzij anders vermeld of met uw toestemming voor langere bewaring.
• Gegevens van werkgevers/standhouders: tot maximaal 3 jaar na deelname, voor opvolging en uitnodigingen voor toekomstige edities.
• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting).
• Gegevens in Google Analytics: volgens de standaardbewaartermijnen ingesteld in Google Analytics.
• Documenten zoals cv’s: maximaal 12 maanden, tenzij u uitdrukkelijk toestemming geeft om deze langer te bewaren.

9. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of openbaarmaking.

Dit omvat onder meer:

• Gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS)
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens tot enkel geautoriseerde personen
• Regelmatige updates van systemen en software
• Back-up- en herstelprocedures

10. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de wet, de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op wissing (“recht om vergeten te worden”)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, indien van toepassing
• Recht om uw toestemming in te trekken voor verwerkingen gebaseerd op toestemming

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@jobhappeningkortrijk.be. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen om misbruik te voorkomen.

11. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan in de toekomst worden gewijzigd, bijvoorbeeld in het kader van nieuwe regelgeving, wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten of feedback van betrokkenen. De meest recente versie is altijd terug te vinden op deze website.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem gerust contact op via info@jobhappeningkortrijk.be.